Nie ma rzeczy niemożliwych

Rozmowa z Krzysztofem Bujalskim, prezesem i współwłaścicielem firmy outsourcingowej Bedeker Sp. z o.o.

Jesteście chyba jedyną taką firmą na polskim rynku książki. Świadczycie wobec wydawców usługi w zakre­sie reprezentowania ich interesów w księgarniach.

Wiele osób myślało już o stworzeniu takiej firmy, ale fakt, że nikomu się to jeszcze nie udało. Pomysł zapropo­nował jeden z moich przedstawicieli, a obecnie wspólników, Kamil Droz­dowski. Było to w kwietniu ubiegłego roku. Za bardzo się do tego nie pali­łem, ponieważ miałem dużo do stra­cenia i nie chciałem po raz kolejny ryzykować. Uważałem, że do realiza­cji podobnego pomysłu potrzebna jest większa liczba zaufanych osób i duży entuzjazm, graniczący trochę z szaleń­stwem. Takie osoby jednak się znalazły – oprócz nas Emilia Kowacz z Krakowa i Bartosz Swarcewicz z Gdańska. We czwórkę można już było myśleć o tym bardziej realnie, zwłaszcza że znaliśmy się dobrze i wiedzieliśmy, kto jaki ma w sobie potencjał.

Możesz wymienić wszystkich wspól­ników i ich obszar działania?
Emilia odpowiedzialna jest za Region Południowy, Kamil za Region Central­ny, a Bartosz za Północny. Założenie było takie, by od razu pokryć działa­niem cały kraj, bo bez tego podob­na działalność nie miałaby sensu. Musimy być jednocześnie i w Łodzi, i w Szczecinie, i w Krakowie.

Których wydawców obecnie obsługu­jecie?
Naszą Księgarnię, ExpressMap, Wydaw­nictwo Szkolne PWN i Carta Blanca.

Dzielicie się pracą wyłącznie pod względem regionów?
Nie tylko. Emilia, oprócz obsługi wo­jewództwa małopolskiego i podkar­packiego oraz nadzorowania pra­cy przedstawicieli w rejonie Połu­dniowym, prowadzi obsługę Naszej Księgarni, a Kamil wydawnictwa ExpressMap. Ja koordynuję ich pra­cę, sprawdzam plany i raporty dla wydawców oraz prowadzę obsłu­gę Szkolnego PWN i Carta Blanca. Dodatkowo reprezentuję spółkę na wszystkich rozmowach handlowych z kontrahentami. Dzięki takiemu roz­łożeniu obowiązków mamy pewność, że każde ze współpracujących z nami wydawnictw ma osobę, która walczy o jego interesy w naszej firmie. Po­nadto, tak osiągnięte portfolio daje nam zajęcie przez cały rok, ponieważ publikacje każdego z tych klientów sprzedają się w różnych okresach.

Na jakich warunkach zatrudniacie przedstawicieli?
Kierownicy regionów, czyli reszta wspólników, oraz przedstawiciele re­gionalni, których jest trzech, zatrud­nieni są na umowach o pracę. Pod­legający im przedstawiciele – sześć osób – podpisują z Bedekerem umo­wy zlecenie. Jeżeli firma wypracuje premię u wydawcy, solidarnie wyna­gradzani są z tego tytułu wszyscy pra­cownicy.

Wasza struktura w ogóle jest specy­ficzna, bo występujesz w niej jako dy­rektor handlowy.
De facto będąc prezesem zarządu, bo od początku roku jesteśmy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Wcześniej funkcjonowaliśmy w ra­mach działalności gospodarczej oso­by fizycznej jako Bedeker Krzysztof Bujalski. Udziały podzielone są równo, dzięki czemu każdy czuje się w takim samym stopniu odpowiedzialny za fir­mę i za swój region. Wspólnie tworzy­my też zarząd.

Krzysztof Bujalski 31 lat, studia wyższe zawodowe na Akademii Wychowania Fizycznego w Gdańsku (tytuł licencjata w zakresie Turystyki i Rekreacji). Doświadczenie zawodowe w zakresie handlu wydawnictwami zdobywał w takich firmach jak: Globus Plus, Demart i Pascal. Żonaty, syn – sześć lat.

Jaka jest rola przedstawiciela w przy­padku wydawnictwa podręczników, jakim jest Szkolne PWN?
My nie zajmujemy się ich częścią podręcznikową, a okołopodręcznikową –atlasami, ofertą pomocy maturalnych, w tym głównie serią „Matura na 100%” i „Informatorem PWN dla maturzy­sty” oraz tytułami do nauki języków obcych.

Firma na tzw. rozruchu z przedstawi­cielami handlowymi na etatach, to chyba rzadkość. Zwłaszcza, że trud­no tu o zastosowanie czynnika moty­wacyjnego.
System wynika z doświadczeń wynie­sionych z miejsc, w których praco­waliśmy. Ja generalnie jestem prze­ciwnikiem wynagradzania przedsta­wicieli w sposób prowizyjny. Chcąc wykonać założony w danym miesią­cu plan sprzedaży, bywa, że ludzie ci sztucznie ją kreują wstawiając do sklepów towar, który później wraca wprowadzając niepotrzebny chaos w dokumentach. Co więcej, dyrek­tor handlowy ani nie może nic z tym zrobić, ani tego zaplanować. W ciągu dziewięciu lat pracowałem z przed­stawicielami w firmach takich jak Demart i Pascal. Wiem, co mówię. W wydawnictwach tych system za­kładał albo wypłacanie prowizji od sprzedaży, za którą spłynęły płatno­ści – a według którego przedstawiciel nie ponosił żadnej konsekwencji za niewykonanie planu i dodatkowo mu­siał zajmować się windykacją – albo za zrealizowanie planu sprzedaży na dany miesiąc. Uważam, że ani jeden ani drugi system nie był dobry, bo tak naprawdę to przedstawiciel kreował wynik – albo tracił zbyt wiele cza­su na zbieranie pieniędzy albo dwa miesiące wykonywał założone plany, a trzeciego przyjmował jak najwięcej zwrotów, żeby w kolejnym miesiącu go wykonać i dostać premię. Przed­stawiciel zamiast kombinować ma pracować w punkcie.

W punkcie?
Tak mówimy na miejsce sprzedaży de­talicznej. Bo najważniejsza jest praca w punkcie. Tylko dzięki temu można zwiększyć sprzedaż i myślę, że ta re­guła sprawdza się we wszystkich bran­żach.

Sporo znasz firm, w których się „robi wynik”?
Powiedzmy, że znam takie. To ma jednak krótkie nogi, bo zrobiony na­gle wynik zaraz trzeba odrobić. Czę­sto jednak bywa, że kiedy ktoś odnie­sie spektakularny sukces, odbiera premie i odchodzi z firmy. Duża ro­tacja w dziale handlowym powoduje z kolei, że nowych ludzi nie ma kto uczyć. Dobrych przedstawicieli jest na rynku coraz mniej, a ci, którzy są, krążą między kolejnymi wydaw­nictwami i po jakimś czasie odcho­dzą z branży. Wreszcie – mało jest firm, które szkoliłyby ich od podstaw. Kolejny problem to fakt, że przykład – także zły – idzie z góry. Nowi lu­dzie w tej profesji przejmują prak­tyki starych wyjadaczy. Zostają nimi skażeni.

A czym się skażą wasi ludzie za lat kilka?
Hm… Tego jeszcze nie wiem, bo – jak sam zauważyłeś – pracujemy w syste­mie, który jest nowy. Liczę na to, że to ja pierwszy odkryję jego słabe strony i ewentualne próby obejścia. Dlatego właśnie jeździmy z naszymi przedsta­wicielami, przypatrujemy się ich pra­cy, uczymy. To podstawa tego zawodu. W ciągu tygodnia dwa-trzy dni siedzę za biurkiem, a przez kolejne jestem w terenie. Trzeba wiedzieć, co w tra­wie piszczy, a dla przedstawicieli mu­szę być autorytetem, zawsze dwa kroki przed nimi.

Ile płacicie przedstawicielom?
To tajemnica.

Jesteście z nimi po imieniu?
Tak. Podobnie było w innych firmach, w których pracowaliśmy.

Za co ich rozliczacie, jeśli nie za reali­zację sprzedaży?
Przede wszystkim za terminowe wy­konanie planu wizyt w punktach oraz za efekty widoczne dla finalnego od­biorcy. Mają dbać o właściwą ekspo­zycję. Żeby jednak mogli to zrobić, muszą dopilnować zatowarowania. Ważne również, by znali rotację naj­ważniejszych tytułów w danym punk­cie. Mnie interesuje efekt na półce i jeżeli wszystko zostanie wykona­ne w odpowiedni sposób, efektyw­na sprzedaż będzie już zależała od księgarza.

Czy przedstawiciele zbierają również zamówienia?
W niektórych punktach tak.

Od czego to zależy?
Na przykład od umowy z wydawcą. By­wa również, że pełnimy dla niego rolę mediatora, pośrednicząc w zawieraniu umowy z odbiorcą.

Detalicznym?
Nie tylko. Dbając o rytmiczność do­staw, zamówienie składamy lub su­gerujemy złożenie u dystrybutora, z którym danemu detaliście najle­piej się współpracuje. U którego, to już nie nasza sprawa. Grunt by na poziomie rabatów wydawca nie kon­kurował z hurtownikiem, bo taka ry­walizacja jest bez sensu i nieopła­calna dla wydawcy. Jestem za tym by zajął się produkcją książek, a hur­townik sprzedażą do punków. I niech to robią najlepsze hurtownie lokalne i ogólnopolskie.

Co robi wasz przedstawiciel po przyj­ściu do księgarni?
Sprawdza, czy tytuły wydawcy są na półkach, jak są wystawione i ile zo­stało na magazynie. Potem sugeru­je księgarzowi, jakie powinien złożyć zamówienie. Pyta, czy ma on swo­jego dostawcę, z którego warunków jest zadowolony, czy polecić inne­go. I bywa, że sam składa zamówie­nie, zwłaszcza wtedy, gdy nie jest pe­wien, że księgarz naprawdę to uczy­ni [śmiech]. Oczywiście, formalnie zamawiającym jest on, my uczestni­czymy wyłącznie operacyjnie. Ma to tę dobrą stronę, że do zamówienia składanego przez nas księgarz dorzu­ca inne tytuły, chcąc wszystko zała­twić za jednym razem. Można zatem powiedzieć, że nasze działania wspo­magają także sprzedaż innych wy­dawnictw i hurtowników.

Czy do obowiązków przedstawicie­la należy także prezentacja bieżącej oferty oraz zapowiedzi?
Tak. W tym celu każdy z nich ma wy­druki z okładką i opisem książki. Mu­si także umieć coś o niej powiedzieć. Przedstawiciele są wyposażeni w listy najważniejszych tytułów klienta, któ­re bezwzględnie muszą się znaleźć w ciągłej sprzedaży i także o to dba­ją.

Do ilu punktów docieracie?
Do ośmiuset. Wizyty we wszystkich są dokładnie zaplanowane i podzielone między przedstawicieli. W niewielkich księgarenkach na prowincji wystar­czy niekiedy być raz w miesiącu, ale już w Empiku w dużym mieście nawet dwa razy w tygodniu.

Do kogo nie docieracie?
Do marketów. One są dość specyficz­ne i obsłużyć ich nie można tymi samy­mi ludźmi, którzy jeżdżą do księgarń. Tam się spędza za dużo czasu. Testo­waliśmy to w zeszłym roku, współpra­cując z hurtownią Globus. Znamy do­brze specyfikę ich działania i planuje­my stworzyć do tego celu osobny dział, ale jeszcze nie teraz.

A jak ma się dbałość o zamówienia do umów, jakie wydawcy lub hurtow­nicy sami podpisują z Empikiem? Determinują one rytmiczność dostaw i poziom zapasów.
I dobrze, że tak się dzieje, bo ja bym nie chciał, żeby przedstawiciele Be­dekera zajmowali się zbieraniem za­mówień w tych punktach. Od tego ma być odpowiednio działający mecha­nizm zamawiania. Zresztą – jak już po­wiedziałem – brak systemu prowizyj­nego dla przedstawicieli nie stanowi dla nich pokusy.

To na czym polega wasza rola w kon­taktach z Empikami?
Przede wszystkim na kontrolowaniu tego mechanizmu. Jeżeli w konkret­nym salonie mają być pozycje dane­go wydawnictwa, sprawdzamy, czy tak faktycznie jest i czy są one regu­larnie uzupełniane. Dodatkowo, jeśli wydawca wykupił promocję i książki powinny leżeć na stole promocyjnym, a leżą pod nim, to rolą przedstawi­ciela jest zareagowanie na taką sy­tuację. Podobnie ze sprawdzaniem, czy zostały wywieszone plakaty pro­mocyjne i czy nie są zniszczone. Te­go wszystkiego nie da się załatwić zza biurka.

Do Matrasa też chodzicie?
Też. I bardzo się cieszę, że pracuje tam Jakub Wośko. Bo on zna plusy działań przedstawicieli. Fakt, że pó­ki co w jego księgarniach ludzie ci niemile są widziani. Nie można so­bie wejść z kartką i tak po prostu no­tować [śmiech]. Wiemy jednak, że praca przedstawiciela jest tam po­trzebna, pracujemy więc nad tym, jak pogodzić interes Matrasa i naszych wydawców. Zdaję sobie sprawę, że Bedeker jest dla sieci księgarskich firmą zewnętrzną, z którą nie ma­ją jeszcze podpisanych umów i nie wiedzą nic na jej temat. Mam jednak nadzieję, że dzięki tej rozmowie będą już na nas patrzeć przyjaźniej. Należy również pamiętać, że wobec nich to nasi wydawcy biorą za nas odpowie­dzialność i jeżeli nasz pracownik „na­broi” w punkcie, to wydawca poniesie tego konsekwencje.

A wy przed wydawcą.
Zgadza się.

Czy każdy przedstawiciel Bedekera dysponuje samochodem?
Oprócz najniższego szczebla wszyscy mają samochody firmowe.

A reszta przedstawicieli?
Reszta nie potrzebuje samochodów firmowych, ponieważ nie porusza się poza obrębem miasta. Nie było­by to opłacalne dla spółki. Korzysta­ją z własnego transportu, nie wnikam z jakiego.

A zarząd jakimi jeździ samochodami?
Sprawnymi [śmiech].

Czy to jest struktura optymalna dla posiadanego przez was portfela klien­tów?
Plan na ten rok zakłada pozyskanie jeszcze jednego strategicznego wy­dawcy. Prowadzimy już na ten temat rozmowy i mam nadzieję, że w prze­ciągu dwóch tygodni uda nam się pod­pisać umowę, żeby zacząć tak działać już od pierwszego kwietnia. Obiecuję, że poinformuję was o tym pierwszych. Należy pamiętać, że w ubiegłym ro­ku wydawców mieliśmy więcej, m.in. Bezdroża, Galaktykę, Nową Erę oraz współpracowaliśmy z hurtownią Glo­bus, dla której obsługiwaliśmy sieci marketów Auchan, Carrefour i hur­townię Wikr.

I dlaczego tych firm nie ma już z wa­mi?
Uznaliśmy, że lepiej jest mieć ich mniej, ale obsługiwać na wyższym poziomie. Tamten układ nie opłacał się żadnej ze stron.

A gdyby po tej rozmowie zwrócili się do ciebie kolejni wydawcy, odmówiłbyś?
Nigdy nie odmawiam. Zastanowiliby­śmy się, wszystko dokładnie przeliczyli i wtedy kto wie. Warunek jest taki, że na kolejnego wydawcę muszą się zgo­dzić ci, z którymi współpracujemy. Ta­ką mamy zasadę.

A gdyby zadzwonił Egmont, a Nasza Księgarnia postawiłaby veto?
Można się również zapytać: czy gdy­by zwróciło się PPWK, zrezygnował­bym z ExpressMapu i Carta Blanca? Pamiętajmy, że o wartości firmy i jej przyszłości decydują przede wszyst­kim jej klienci! Nie ryzykowałbym dłu­gofalowej współpracy dla kontraktu, który może się zakończyć po okresie próbnym. To byłoby patrzenie mało perspektywiczne. Pieniądze nie grają tu roli. Zawsze będę liczył się ze zda­niem tych wydawnictw, bo dzięki na­szej współpracy Bedekerowi się uda­ło i mogliśmy na nich liczyć w każdym momencie.

To powiedz, ile wam płacą?
Nie powiem, ile, ale powiem, jak. Z czę­ścią wydawców jesteśmy jednocześnie i na prowizji, i na pensji stałej.

Mówisz o prowizji od sprzedaży?
Tak. Bo nasze działania w gruncie rze­czy są prosprzedażowe. Pensja stała jest natomiast za standardowo podej­mowane działania, które raportujemy do każdego wydawcy. Informujemy ich także o harmonogramie pracy na­szych przedstawicieli, łącznie z infor­macją, gdzie i którego dnia mają być obecni. Osobiście jestem za najprost­szymi w formie raportami, grunt że­by były konkretne. Przykładowo, jeśli mamy dopilnować wykonania promo­cji w miejscach sprzedaży, do raportu dołączamy zdjęcia stołów promocyj­nych, na których leżą książki. Plus hi­storia i efekty wizyt w poszczególnych punktach.

A ewentualne wpadki w dostawach niezawinione przez Bedekera?
Bierzemy je na siebie.

Ryzyko handlowe?
Dokładnie.

Czy inni wydawcy podkupują ci ludzi?
Wierzę, że ci ostatni są zbyt zaangażo­wani w ten projekt by szukać innego pracodawcy. Staramy się by wierzy­li w naszą misję i brali czynny udział w kreowaniu wspólnych wartości. My zresztą też liczymy się z ich zdaniem, które zawsze mogą wyrazić. Z drugiej strony odnoszę wrażenie, że inni wy­dawcy i hurtownicy jeszcze nas lek­ceważą licząc, że wcześniej czy póź­niej wszystko się rozpadnie [śmiech]. Pewnie sądzą, że za jakiś czas sami do nich przyjdą i nie będą musieli ich pod­kupywać. Dzięki stałej pensji dla spół­ki i założonym planom sprzedażowym klientów wiemy jednak, że do tego nie dojdzie. Bałem się, że te dwa pierw­sze miesiące tego roku będą słabe, a okazało się, że nie wykazaliśmy stra­ty. Z optymizmem patrzę w przyszłość. Chcemy zatrudniać kolejnych ludzi.

Czy dokonywanie oceny bieżącej sy­tuacji w wydawnictwach oraz sugero­wanie właściwych rozwiązań, o czym można przeczytać na stronie Bede­ker.eu, to tylko komunikat marketin­gowy?
A skąd. Zajmujemy się i tym. Osobiście jestem za to odpowiedzialny.

A zdjęcia ze szkoleń, jakie znalazłem w Internecie?
To są wspólne szkolenia z wydawcami, w trakcie których poznajemy ich ofertę i rozmawiamy na temat możliwości za­opiekowania się nią. Potem sami, we własnym gronie, omawiamy przebieg tych szkoleń. Takie szkolenia robimy raz na kwartał.

Jak w ogóle zaczęła się twoja przygo­da z rynkiem książki?
Bardziej z rynkiem wydawniczym, ponieważ zaczynałem od map. Dzie­więć lat temu zostałem zatrudniony w Gdańsku, w hurtowni kartograficz­nej Globus Plus założonej przez hur­townię Globus (po roku wycofali się za spółki) i wydawnictwo Demart. Do­stałem samochód, biuro, 500 zł i kilka map. Usłyszałem „Pan sobie radzi”. I poradziłem sobie. Na początku cho­dziłem po kioskach sprzedając dzien­nie za 300 zł i dysponując trzema ty­tułami – atlasem i mapą samocho­dową Polski oraz planem Trójmiasta. Wówczas liderem na Pomorzu była w tym segmencie hurtownia Vicon. Tak mocna, że w księgarniach w ogóle nie chciano ze mną rozmawiać. Stąd pomysł na kioski – tam konkurencji nie było. Uważam, że hurtownię uda­ło się bardzo dobrze rozkręcić – han­dlowaliśmy ofertą Demartu, stałem się też strategicznym klientem oficyn Pascal i Kluszczyński, nawiązałem bliższą współpracę z wydawnictwem ExpressMap, które wówczas jako je­dyne posiadało bardzo dobre i trwałe mapy laminowane. Obroty rozkładały się mniej więcej proporcjonalnie i po sześciu latach działalności staliśmy się dla lokalnych księgarzy bardzo ważnym partnerem. Dzięki temu zdo­byłem doświadczenie we współpracy z innymi wydawcami oraz poznałem plusy i minusy współpracy hurtownika z punktami detalicznymi. Potem przez krótki czas zatrudnionym byłem w sa­mym Demarcie.

Pracowałeś także w Pascalu.
Tak – zaraz po Demarcie. W Pasca­lu zostałem kierownikiem sprzedaży detalicznej i miałem pod sobą przed­stawicieli handlowych. Nadal jednak utrzymywałem kontakty z punktami sprzedaży kartografii na Pomorzu, choćby po to by móc się dalej uczyć. Bywało, że mieszkając w Gdańsku wy­jeżdżałem w niedzielę w nocy by na 9 rano pojawić się na spotkaniu w Biel­sku, w Pascalu. Tydzień pracowałem i na weekend wracałem do domu, do Gdańska, zaliczając po drodze ko­lejne punkty. Po przyjeździe, zamiast spędzać sobotę z rodziną, ze swoim obecnym wspólnikiem jechaliśmy na Hel sprzedawać mapy. Kursowałem tak pół roku i dziś mogę powiedzieć, że jest bardzo mało punktów w Polsce, gdzie sprzedaje się książki, a których bym nie znał. Mając wiedzę na ich te­mat, jestem w stanie ocenić, co i gdzie można wprowadzić do obrotu. Ta wie­dza procentuje. To były ciężkie czasy, wiele się jednak nauczyłem i bardzo miło je wspominam. Dziś przedsta­wiciele mają wszystko „podane na ta­cy” i narzekają, że im ciężko! A tak na­prawdę nigdy nie przeszli przez podob­na zaprawę.

Długo pracowałeś w Pascalu?
Kilka miesięcy. Odszedłem nie widząc możliwości awansu. I na tym skończ­my ten wątek.

Rozumiem, że nabytą wiedzę przeka­zujesz dalej.
Oczywiście. Przedstawiciel Bedekera nie ma prawa przyjść i powiedzieć, że czegoś nie da się zrobić. Nie ma rze­czy niemożliwych, należy tylko zna­leźć odpowiednie rozwiązanie – takie motto im przekazujemy. Każdy nowy przedstawiciel ma „okres ochronny” trwający trzy miesiące, kiedy staramy się mu wszystko pokazać i wytłuma­czyć. Bywają jednak przypadki, gdy po tym okresie przedstawiciel mówi, że czegoś nie da się zrobić, a próbował wszystkiego. Wtedy zakładamy się, że ja to postaram się zrobić i oceniamy, czy było to możliwe czy nie. O co się za­kładamy, nie pytaj. Grunt, że żadna ze stron nie jest na tym stratna [śmiech].

Na jakim etapie rozwoju byliście w paź­dzierniku ubiegłego roku, kiedy obaj rozmawialiśmy na Targach Książki w Krakowie?
Walczyliśmy. Decydując się na prze­kształcenie w spółkę, wszyscy pożyczy­liśmy pieniądze. I zacisnęliśmy zęby. Przez długi czas nie zarabialiśmy, ledwo pokrywając koszty. Najważniejsza była jednak praca w punktach. Po kilku mie­siącach przekonaliśmy do siebie wy­dawców i mogliśmy wreszcie podnieść stawki, tak żeby dwie strony były zado­wolone. Ciężko było, Kuba [śmiech].
ROZMAWIAŁ KUBA FROŁOW

Biblioteka Analiz 6/2007, 13 marca, www.rynek-ksiazki.pl